A melhoria de processos de negócios (BPI) é uma prática na qual os líderes empresariais analisam seus processos de negócios para identificar áreas onde podem melhorar a precisão, eficácia e eficiência e, em seguida, fazer alterações nos processos para realizar essas melhorias.
O objetivo da melhoria de processos de negócios
O objetivo principal do BPI é melhorar continuamente o desempenho dos processos formais e informais dentro de uma organização. Ao se engajar na melhoria de processos de negócios, as organizações podem identificar gargalos, atritos, ineficiências e outros problemas em seus processos e tomar ações corretivas, o que as ajuda a fazer o seguinte:
O BPI trabalha identificando as operações, habilidades dos funcionários ou tecnologias capacitadoras que podem ser aprimoradas ou adicionadas para incentivar procedimentos mais suaves, fluxo de trabalho mais eficiente e crescimento geral dos negócios.
Esse processo, também conhecido como melhoria de processos funcionais , faz parte da disciplina de gerenciamento mais ampla do gerenciamento de processos de negócios .
- cortar custos;
- eliminar esforços redundantes;
- garantir a adesão contínua aos fluxos de trabalho e melhor conformidade com as regras e regulamentos;
- melhorar a qualidade de seus produtos ou serviços;
reduzir erros; e - saída de velocidade.
Além disso, as técnicas de BPI podem ajudar uma empresa a atender às demandas dos clientes e aos objetivos de negócios de forma mais eficaz. A melhoria dos processos de negócios também cria valor em sua capacidade de ajudar as empresas a ajustar a forma como operam para garantir que estejam posicionadas para competir no atual ambiente de negócios orientado pela tecnologia.
Como funciona a melhoria de processos de negócios?
A melhoria de processos de negócios geralmente envolve as seguintes etapas:
- Identifique qual processo precisa mudar. Isso normalmente é feito por meio de mapeamento de processos de negócios ou outra visualização das etapas, atividades e fluxos de trabalho dentro do processo.
- Analise os pontos de dor. Essa etapa inclui a identificação de gargalos, ineficiências, redundâncias e outros pontos problemáticos no fluxo de trabalho usando ferramentas de visualização, bem como informações das partes interessadas.
- Faça uma análise de causa raiz. Isso ajuda a determinar uma estratégia para a melhor forma de melhorar ou eliminar áreas problemáticas.
- Projete e avalie. Isso pode envolver a racionalização de atividades, requalificação de trabalhadores ou adição de novas tecnologias, como automação de processos robóticos ( RPA ); essa etapa também deve incluir a análise e o teste da solução proposta para garantir que ela não tenha consequências negativas não intencionais.
- Implemente o novo processo. As técnicas de gerenciamento de mudanças podem ajudar a garantir a adoção bem-sucedida da atividade ou tecnologia nova ou revisada.
- Avalie e quantifique. A revisão das métricas ajuda a garantir que as mudanças no processo tenham ocorrido e a avaliar o resultado.
Metodologias de melhoria de processos de negócios
Os gerentes envolvidos na melhoria de processos de negócios geralmente usam uma ou mais das seguintes metodologias para trabalhar na tarefa:
- Gestão ágil. Vindo do mundo do desenvolvimento de software, essa abordagem reúne equipes multifuncionais para trabalhar em ciclos de produção curtos chamados sprints para melhorar ou adicionar recursos e funções de tecnologia como forma de aprimorar um processo de negócios.
- Gestão enxuta. Enraizado na fabricação, e principalmente na montadora Toyota, o foco do gerenciamento enxuto é reduzir o desperdício e usar o mínimo de recursos para alcançar o produto final; também promove a melhoria contínua e formas de aumentar a eficiência dentro de um processo. Lean engloba o seguinte:
Kaizen , uma abordagem que exige pequenas mudanças contínuas que levam a melhorias significativas;
5S , uma abordagem baseada em lista de verificação relacionada construída em palavras japonesas normalmente traduzidas como classificar, colocar em ordem, brilhar, padronizar e sustentar;
PDCA – plan-do-check-act, um modelo para testar, analisar e melhorar; e
TQM – a estrutura de Gestão da Qualidade Total
- Seis Sigma. Também desenvolvida na indústria de manufatura, a metodologia Seis Sigma utiliza dados e ferramentas empíricas e estatísticas para analisar deficiências e impulsionar melhorias. Os adeptos do Seis Sigma costumam usar DMAIC – definir, medir, analisar, melhorar e controlar – para estudar e otimizar os processos
existentes. - Teoria das Restrições. Essa metodologia permite que os gerentes identifiquem a restrição mais significativa atualmente bloqueando melhorias ou objetivos organizacionais e, em seguida, se concentrem em melhorar os processos até que essa restrição não seja mais um obstáculo.
Além dessas e de outras técnicas de melhoria de processos, os executivos e gerentes corporativos geralmente usam várias ferramentas para entender e obter visibilidade de seus processos de negócios . Essas ferramentas incluem o seguinte:
- mapeamento de processos de negócios;
- kanban para gerenciar e rastrear o trabalho conforme ele flui por um processo; e
- mapeamento do fluxo de valor para registrar as etapas repetíveis no processo.
Exemplos de melhoria de processos de negócios e casos de uso
A melhoria de processos de negócios normalmente agrega valor ao eliminar ou melhorar gargalos, ineficiências e redundâncias em todo o processo por meio de mudanças no fluxo de trabalho ou a redistribuição de recursos – pessoas ou tecnologia. Exemplos amplos disso incluem o seguinte:
- passar do papel para a documentação digital para acelerar o processamento;
- usando a automação para eliminar o trabalho manual tedioso, lento e propenso a erros; e
- a introdução de análise de dados, aprendizado de máquina, processamento de linguagem natural ou outras tecnologias inteligentes para aumentar a velocidade, melhorar a produtividade e eliminar o uso de recursos supérfluos.
Benefícios e desafios da melhoria de processos de negócios
Cada um dos benefícios do BPI é significativo, mas uma empresa com uma forte disciplina de BPI também pode melhorar o seguinte com processos otimizados:
- atendimento ao cliente, experiência do cliente e, finalmente, satisfação do cliente;
- experiência do trabalhador; e
- automação, inovação e inteligência aos processos, todos apoiando a transformação empresarial contínua.
Juntos, eles podem ajudar a aumentar a capacidade de uma organização de competir no mercado.
Existem, no entanto, os seguintes desafios para a implementação de um programa BPI de sucesso:
- resistência dos trabalhadores à mudança;
- melhorias não planejadas não estão alinhadas às metas de negócios; e
- falta de comunicação em toda a organização para as partes relevantes.
Melhores práticas de melhoria de processos de negócios
As melhores práticas a serem seguidas para uma forte disciplina de BPI dentro de uma organização incluem o seguinte:
- Garanta que a organização tenha processos bem documentados com boa visibilidade dos fluxos de trabalho que compõem esses processos e todas as posições, sistemas e dados que os suportam.
- Adotar uma metodologia de análise de processos e identificação de oportunidades para melhorá-los.
- Comprometa recursos adequados para apoiar o BPI como um exercício contínuo dentro da organização.
- Solicitar contribuições e ideias das partes interessadas do processo sobre possíveis áreas de melhoria.
- Da mesma forma, comunique estratégias de melhoria às partes interessadas para garantir a adesão.
- Invista em programas adequados de gerenciamento de mudanças, incluindo treinamento de funcionários, para garantir a implementação bem-sucedida das estratégias de melhoria.
- Monitore os resultados para garantir a conformidade com fluxos de trabalho alterados em processos recentemente aprimorados.
- Estabeleça métricas para medir o sucesso das melhorias.
- Use essas métricas de melhoria para obter suporte executivo para projetos BPI adicionais.
- Incorporar a disciplina BPI em uma prática geral de BPM.
Embora o fluxo de trabalho e o BPM funcionem juntos, eles têm funções muito diferentes . Saiba o que diferencia esses dois processos de negócios.
