É claro que você já sabe: o controle financeiro é parte essencial para a saúde de uma empresa, independente do tamanho.
Mas, o ponto central é que geralmente muitos erros são cometidos pelas empresas (principalmente as pequenas e médias), atrapalhando esse controle efetivo.
Vou falar mais a fundo sobre todos esses pontos ao longo do artigo, então vamos lá!
VAMOS COMEÇAR DO COMEÇO… – Controle financeiro empresarial
Vamos começar do básico. O controle financeiro é o que a própria palavra já diz: controlar as finanças da sua empresa! Vamos ver neste tópico a importância, o que faz parte do controle financeiro, as necessidades e como a tecnologia pode te ajudar nesse processo tão relevante.
Qual a importância de um controle financeiro empresarial?
A saúde financeira de uma empresa é a base para que ela cresça de forma sustentável, e mais do que isso, sobrevivam. Não controlar as finanças significa ficar refém de decisões financeiras baseadas em “achismo” ou feeling, e sinceramente esse não parece um caminho sensato na hora de conduzir sua empresa!
Portanto, diagnosticar e principalmente planejar as finanças do seu negócio são imprescindíveis para o sucesso dele. Então faça uma análise de todos os números do seu setor financeiro e faça o motor funcionar corretamente.
O que faz parte do controle financeiro empresarial?
Existem vários processos necessários para controlar as finanças de uma empresa. Podemos citar algumas como:
- Controle do fluxo de caixa
- Controle dos bancos
- Controle de contas a receber
- Controle de contas a pagar
Como você pode ter notado, todas essas ferramentas são processos diários. Isso quer dizer que não adianta fazer esse controle uma vez por semana ou uma vez por mês! Precisa se tornar um hábito diário, e somente dessa forma o negócio vai sair do lugar.
Preciso de um sistema para controlar o financeiro da minha empresa?
Não! Você só precisa de organização e se possível uma planilha para te auxiliar e facilitar o trabalho.
É claro que com um sistema tudo fica mais simples e eficiente. Ele serve para tomar a posição de fazer o trabalho duro de compilar os dados financeiros da sua empresa, liberando as pessoas que antes faziam esse trabalho para outras funções mais estratégicas.
Mas, se hoje a sua empresa está com problemas financeiros e não tem recursos para investir em um software especializado, utilize de planilhas para visualizar melhor todos os valores observados na sua operação.
Como a tecnologia ajuda o controle financeiro?
Atualmente o mercado de softwares financeiros já está bem evoluído. Isso quer dizer que, é cada vez mais comum, soluções simples e intuitivas para o usuário utilizar essas ferramentas.
O manuseio dessas informações dentro de uma plataforma digital especializada pode facilitar a visualização dos dados, além de fornecer um ótimo embasamento para rápidas tomadas de decisão.
Muitas vezes, a tecnologia otimiza o tempo de um colaborador que teria que fazer um trabalho muito manual, por exemplo, uma conferência valor por valor do que foi recebido em cartão, fazendo de forma automática. Assim, interligando sistemas como conta bancária, portal de operadoras de cartões e sistema de gestão. Isso contribui com mais tempo para o profissional do financeiro se dedicar a funções mais estratégicas de gerenciamento.
O que fazer antes do controle financeiro empresarial?
Antes de começar o seu controle financeiro, você pode fazer um exercício para facilitar. Identifique todos os meios de entrada e saída de dinheiro.
Por exemplo, uma mercearia poderia ter as seguintes entradas de dinheiro:
- pelo caixa (ponto de venda)
- pelo administrativo
- pelo banco (via transferências)
E as formas de saídas de dinheiro:
- pagamentos em dinheiro
- pagamentos de boletos via banco
- pagamentos via transferências
- pagamentos via cheque.
Após identificar esses pontos, você vai fazer o controle de modo que abranja todas essas “portas” de entrada e saída de dinheiro. Assim, você “fechará” o seu financeiro.
Não tenho controle financeiro empresarial: por onde começar?
Relaxa, se lendo esse artigo te surgiu aquela sensação desconfortável por não utilizar as ferramentas de controle, vamos te mostrar passo a passo como começar o seu próprio controle financeiro empresarial!
1º Passo: Controle o seu caixa!
A melhor forma de começar a controlar o financeiro da sua empresa é pelo fluxo de caixa. E a pergunta surge: como fazer isso?
Comece do básico, controlando (acompanhar + registrar) todas as entradas e saídas do seu caixa. Com isso feito, você vai poder identificar o padrão das suas movimentações, constatar a saúde financeira do seu fluxo.
Na prática, você vai:
Contar todo o valor que está no seu caixa;
Alimentar esse valor em um caderno, planilha ou sistema que gerencie o caixa;
E a partir de agora, você vai registrar todas as movimentações do seu caixa, seja de saída ou de entrada;
No final do dia, confira o valor do saldo no controle financeiro com o que realmente tem no físico. Se bater, beleza, tudo deu certo. Se não bater, você precisa lançar essa quebra ou sobra no seu caixa e ajustar o saldo;
No outro dia, começa todo o processo novamente.
2º Passo: Suas movimentações precisam ser categorizadas!
Beleza, o primeiro passo já demos: controlamos as entradas e saídas financeiras da nossa empresa. Mas falta classificarmos em algumas categorias…
Categorizar nada mais é que colocar cada um dos gastos ou das receitas dentro de um grupo. Por exemplo, no pagamento de um colaborador, eu lanço essa despesa e coloco ela na categoria “Salários”.
A classificação é importante para você saber diferenciar onde estão os maiores custos ou onde estão as oportunidades para melhoras as receitas, por exemplo.
Os custos, por exemplo, podem ser classificados em dois tipos: fixos e variáveis. Você com certeza já ouviu falar desses custos, mas de forma resumida os custos fixos são não dependem do volume de vendas da sua empresa. Ou seja, aluguel, folha de pagamento, etc.
Já os custos variáveis são aqueles que relacionados à produção e/ou venda dos produtos, oscilando junto com esses fatores. Por exemplo, custos com matéria-prima ou mercadoria para revenda, impostos sobre vendas, comissões e taxas.
E claro que não são só os custos que precisam ser classificados, afinal as receitas também fazem parte desse processo. Então não esqueça de categorizar as entradas, e isso pode ser feito de várias formas, como pagamentos à prazo ou à vista, por exemplo.
Se você não sabe, por onde começar, categorize da seguinte forma:
Recebimentos
- À vista
- Cartão de crédito
- Cartão de débito
- Convênios
- Cheques
- Outros recebimentos
Gastos fixos
- Pró-labore
- Salários
- Encargos sobre salários
- Outras despesas com colaboradores
- Energia elétrica
- Água e esgoto
- Telefonia e internet
- Aluguéis e condomínios
- Combustíveis
- Despesas com informática
- Contabilidade
- Serviços prestados por terceiros
- Propaganda e publicidade
- Outros gastos fixos
Gastos variáveis
- Compra de matéria-prima
- Compra de mercadoria para revenda
- Comissões a colaboradores
- Impostos sobre vendas
- Outros gastos variáveis
3º Passo: Cronograma é essencial!
Com os dois passos anteriores você controlou o que está acontecendo no financeiro da sua empresa. Agora chegou a vez de organizar o futuro do seu financeiro. Organize uma planilha do contas a pagar e a receber da sua empresa.
Nesse controle, você vai registrar o gasto ou o recebimento no momento da sua efetivação e não da sua movimentação de caixa. Por exemplo, comprei uma mercadoria para revender hoje, mas só vou pagar daqui a 30 dias. Vou alimentar as informações da seguinte forma:
Data: 01/11/2020
Descrição: Compra de mercadoria
Data de vencimento: 30/11/2020
O mais importante nesse processo é a possibilidade de provisionar o seu caixa, ou seja, ver o que você vai pagar em determinada data, evitando surpresas desagradáveis ao longo do mês. E claro, após um controle mensal bem feito sabendo exatamente o que precisa pagar e receber, você pode passar a fazer projeções a longo prazo.
4º Passo: Valide o processo!
O processo financeiro costuma passar pela mão de várias pessoas. Por exemplo:
1º o comprador realiza a compra;
2º o administrativo lança a nota de compra;
3º o administrativo lança o boleto a pagar;
4º o financeiro confere e paga o boleto.
Por isso é importante uma validação de todo esse processo, para garantir que todos os passos foram executados corretamente. Um exemplo disso seria a autorização de pagamento ser realizada apenas com uma conferência em todas as partes do processo, ou seja, para autorizar um pagamento é necessária uma conferência entre:
- pedido de compra;
- nota fiscal;
- boleto.
Outro procedimento que garante a efetividade do processo é a conciliação bancária. Ou seja, você validará se aquilo que está acontecendo na conta bancária realmente aconteceu no seu processo financeiro. É um cara crachá do seu financeiro de modo a garantir que ninguém está tentando burlar os procedimentos corretos.
5º Passo: Monitore os resultados finaneiros!
Depois de implantar todo esse processo (que vai te ajudar MUITO no controle financeiro), é hora de monitorar o desempenho da sua saúde financeira.
Essa etapa é a parte estratégica do financeiro, onde você vai aproveitar todos os controles que você realizou para analisar calculadamente cada passo para o futuro.
Para isso você vai utilizar relatórios como:
- DRE
O DRE (Demonstrativo de Resultados do Exercício) vai te mostrar o lucro do seu negócio em um determinado período, e você pode realizar análises para ver se teus gastos estão no ideal conforme seu faturamento e também verificar se eles estão aumentando ou diminuindo mês a mês.
- Balanço financeiro
O balanço financeiro é o relatório ideal para validar o crescimento da sua empresa. Com ele você saberá se o seu negócio está crescendo em caixas ou bancos, ou em outros ativos como estoque, imóveis ou em contas a receber.
- Relatórios de fluxo de caixa
O relatório de fluxo de caixa te mostra o quanto você tem a pagar e/ou a receber em determinada data. Com ele você tomará as melhores decisões de programações de vencimentos de despesas futuras.
- Planejamento financeiro empresarial
Após ter todas as informações corretas do seu financeiro fica fácil planejar o futuro. O planejamento financeiro empresarial vai direcionar as metas para o futuro do seu negócio.
É hora de aprender a fundo sobre essa parte fundamental do financeiro de todas as empresas. Não faz diferença se você trabalha em um supermercado ou em um salão de beleza, essa gestão financeira é essencial para sua empresa!
Então senta direito, arruma a postura, pega um cafezinho e vem comigo!
Contas a pagar e receber
Como o próprio nome já nos dá um belo spoiler sobre do que se trata: é a parte da gestão financeira de todas as empresas que gerencia a saúde financeira da sua empresa. Essa ferramenta é o básico do básico para que você tenha controle rotineiro sobre as informações financeiras do seu negócio.
O que é contas a pagar?
Resumindo de forma direta as contas a pagar são as obrigações financeiras que a empresa assume com seus parceiros, como exemplo, fornecedores e salários. Mas também podem incluir impostos ou outras obrigações fiscais.
Quais movimentações entram no contas a pagar
Despesas
Aqui podemos considerar aquelas contas não atreladas ao produto vendido como fatura de água, energia elétrica, salários, impostos, itens de consumo interno, entre outros.
Compras
Basicamente são as compras de insumo e/ou produtos para revenda.
Compra de ativos
Aqui entram as compras de bens que serão utilizados na empresa, como exemplo de veículos, imóveis, equipamentos de produção, entre outros.
O que é contas a receber?
São todas as entradas que a sua empresa tem previstas. Ou seja, todas as vendas que não foram pagas em dinheiro (pois essas entram direto no caixa da empresa).
Lembre-se que para uma empresa ser considerada saudável ela deve ter as contas a receber maiores do que as contas a pagar.
Quais movimentações entram no contas a receber
Venda
O nome já diz tudo. Todas as movimentações relacionadas a venda entram no contas a receber. Por exemplo, você fez uma venda onde o cliente escolheu pagar no cartão, essa operação você não receberá na hora e sim depois, na data prevista em que a operadora de cartão irá depositar na sua conta.
Vendas de bens
A venda de um ativo da empresa também gera um “conta a receber”, por exemplo, a venda de um carro que era utilizado para operação da empresa
Rendimentos bancários
Os juros obtidos dos investimentos feitos pela empresa também fazem parte desta conta. Tome cuidado com esse “conta a receber”, pois ele não é tão óbvio, exige um controle interno para controlá-lo. Mas enfim, vamos falar disso ao decorrer do artigo.
Tudo o que você precisa saber
Para construir uma casa um pedreiro precisa conhecer a “colher de pedreiro”. Para fazer um bolo o confeiteiro precisa conhecer o seu forno. E a pessoa responsável pelo contas a pagar e receber precisa conhecer algumas ferramentas do financeiro, como boletos, duplicatas, cheques, etc. Vamos explicar cada uma delas abaixo.
Pedido de compra, nota fiscal e duplicata
Essas três ferramentas fazem parte da entrada de uma mercadoria para revenda ou insumo para produção.
O pedido de compra é a formalização da sua requisição de produtos com o seu fornecedor. Aliás, não tem como só dar um “grito” para o seu fornecedor e falar: “Me traz aquele produto!”. Aí entra o pedido de compra, ele pode ser um documento impresso ou enviado pelo e-mail e a sua função é firmar um compromisso para o vendedor entregar o que prometeu.
Ao concretizar a compra, é emitido uma fatura e/ou documento fiscal sobre aqueles produtos. A fatura é o documento que detalha informações e custos dos produtos e a nota fiscal tem a função legal, onde detalha a tributação da operação. Em muitos casos é utilizado a nota fiscal como fatura, pois nela constam as informações de produtos e custos também, mas nada impede a utilização dos documentos juntos.
O boleto (ou duplicata) nada mais é do que o documento de pagamento do valor da fatura ou nota fiscal. Lembrando que uma compra pode ser parcelada, assim gerando mais que um boleto para aquela transação. Em alguns casos, a fatura já consta o documento de pagamento junto, como exemplo, as faturas de energia elétrica, você utiliza o mesmo documento da fatura para realizar o pagamento.
Cheques, letra e promissória
Basicamente a diferença entre eles é que cheques e letras de câmbio são ordens de pagamento, ou seja, você emite esse documento e ele já vale como dinheiro, enquanto as notas promissórias, como o próprio nome já diz, são promessas de pagamento.
O cheque precisa ser necessariamente uma ordem de pagamento à vista (na teoria pelo menos seria…). Na prática, isso significa que, se eu emitir um cheque para você hoje, você pode ir ao banco hoje mesmo e depositá-lo na sua conta e o dinheiro já será creditado (claro, se o cheque tiver fundo).
A letra de câmbio pode ter um prazo para ser compensada, ou seja, posso emitir hoje para uma data futura. Diferente do cheque, a letra de câmbio não precisa de uma instituição financeira para fazer o “meio de campo”, ela pode ser feito entre duas partes, o emitente e o beneficiário.
A nota promissória é a formalização do “fio do bigode”, ou seja, eu emito uma promissória a você falando que vou te pagar determinado valor em uma determinada data. Nessa data você poderá me cobrar com esse documento. E ainda, se eu te der o calote, você pode procurar medidas legais para resolver essa pendência. Mas vai por mim, evite esse meio de pagamento…
Cheques a vista, pré e devolvido
Se você leu o tópico anterior deve estar confuso pensando: “ué, se cheque é uma ordem de pagamento a vista, mas o famoso cheque pré, como que fica?”
O cheque pré-datado (bom para) é uma “prática” comum que foi criada para utilizar o cheque como um meio de pagamento a prazo.
Independente de ser à vista ou pré-datado, pela instituição financeira (banco), todos são considerados ordens de pagamento à vista. Isso quer dizer que, se eu emitir um cheque pré para daqui a 30 dias, entregá-lo a você e você depositar hoje mesmo na sua conta, o banco irá compensar esse valor da conta do emissor do cheque hoje mesmo.
No caso dos cheques pré-datados não existe uma garantia de que o beneficiário não irá apresentá-lo antes da data acordada, porém nesses casos o emitente pode reclamar na Justiça se entender que um acordo foi descumprido.
Então você pergunta: “mas se o emissor não tem aquele montante do cheque no dia que ele é depositado, como que fica?”
Aí que entra o cheque devolvido. O banco viu que você tentou compensar o cheque e a conta do emissor não tinha fundo suficiente para compensar aquele valor. O banco então devolve o cheque para quem tentou depositá-lo.
E aí?? O que fazer quando o cheque é devolvido? Bom, nesse caso você vai precisar primeiro cobrar o cliente que emitiu esse cheque para tentar resgatar o valor. Se isso não funcionar, você pode protestar o cheque no cartório ou vender esse cheque para uma administradora de cobranças.
Contrato, boleto emitido, DDA e carnê de pagamento
Agora na perspectiva de contas a receber é interessante pontuar algumas modalidades:
Contrato
Nada mais é do que o documento que registra, normalmente, os serviços prestados pela sua empresa. Outras informações como partes envolvidas, tempo de contrato, valor e condições de pagamento também são incluídas nesse documento. O contrato é uma segurança legal para firmar o acordo entre o prestador e o contratante.
Boletos bancários emitidos
Outra alternativa é emitir boletos bancários para as vendas. Além de gerar menos custos operacionais, traz maior segurança para o consumidor.
DDA (Documento de Débito Automático)
DDA é uma forma de cobrança sem a emissão do boleto em papel e funciona através de instituições financeiras. Ele funciona da seguinte forma: A parte que está cobrando envia diretamente a pendência para a parte devedora. O devedor já terá na sua conta bancária a cobrança dessa pendência. Ela só precisa confirmar para ser pago.
Carnê de pagamento
É um aglomerado de boletos de pagamentos com todas as parcelas já emitidas. Mesmo com a ascensão dos cartões de crédito, ainda existem as empresas que utilizam os carnês para as vendas. O carnê geralmente é utilizado para cobrança de convênios de clientes.
QUAIS SÃO SUAS OBRIGAÇÕES FINANCEIRAS – Pagando as contas
Bom, agora que você já entendeu alguns princípios sobre as contas a pagar e receber vamos conferir como funciona na prática as atividades de cada processo. Vamos começar com as atividades relacionadas às contas a pagar.
Organização dos boletos e duplicatas
Para começarmos os pagamentos com o pé direito é preciso organizar a casa e facilitar esse processo.
É muito importante que seja feito uma separação de todos os boletos a pagar por data de vencimento, assim você terá uma visão mais clara do que e quando pagar cada um deles.
Não esqueça também de fazer a conferência desses boletos, ou seja, se forem produtos, confronte com a nota fiscal referente a essa compra e se forem serviços verifique se eles realmente foram contratados. Afinal, eu tenho certeza que você não quer pagar um boleto que alguém mal-intencionado deixou na sua mesa.
Outro ponto de extrema importância é a conferência entre o relatório de pagamentos com os boletos físicos. E por que isso é imprescindível? Imagine que você dá entrada em um produto no sistema, porém ele veio sem boleto. O valor dessa compra vai aparecer no relatório, mas como não existe um boleto atrelado, o pagamento não será feito (e claro, ficará pendente e cobrando juros pelo atraso). Percebeu a importância?
Muitas empresas utilizam o Débito Direto Autorizado (DDA) como forma de pagamento dos boletos por ser, de certa forma, mais prático. Porém, tenha cuidado com essa ferramenta, pois vários fornecedores enviam tanto o boleto físico quanto o DDA. Então sempre realize a conferência para não acabar pagando os boletos em duplicidade.
Relatório de pendências a pagar
Falamos acima da importância da organização do contas a pagar e o relatório de pendências a pagar é parte essencial desse processo.
No início do dia, tire o relatório de todas as pendências que estão vencendo naquele dia para organizar o seu contas a pagar. Para isso é importante você ter um sistema de gestão ou uma planilha alimentada da forma correta, com os dados da pendência, número do documento, data de vencimento, etc.
Fora os compromissos do dia em questão, é importante ter uma rotina de emitir o relatório das pendências a pagar atrasadas, para programação do pagamento ou simplesmente para uma verificação se nada ficou para trás.
Pagamentos de boletos via banco
Para fazer os pagamentos dos boletos no banco existem várias formas, mas aqui vamos falar de duas: digitação e DDA.
- A digitação de boletos consiste em pegar o boleto enviado pelo fornecedor e digitar o código de barras no site ou aplicativo do banco diretamente. É um trabalho puramente manual, mas funcional.
- Já com o DDA o processo é mais simples. O credor envia a cobrança com o valor e data de pagamento que vai ser acessada diretamente pela conta do devedor. O devedor validará e aceitará as pendências em sua conferência do DDA.
Pagamentos utilizando o caixa
Outra forma de fazer os pagamentos é utilizando recursos do fluxo de caixa da sua empresa. Por exemplo:
- Pagamento com dinheiro: é a forma mais comum de pagamentos utilizando os recursos com disponibilidade imediata. Mas lembre-se que utilizando essa forma de pagamento, você pode ficar mais vulnerável a despesas inesperadas como furtos na movimentação desse dinheiro e dificuldade de rastreamento.
- Pagamento com cheque: é bem menos comum nos dias de hoje e só vai ser vantajoso para sua empresa em casos bem específicos, como condições especiais para pagamento em cheque. Isso falando somente de cheques emitidos pela própria empresa, já utilizar cheques de terceiros para pagamento de despesas é uma forma bem eficiente de movimentar os cheques e diminuir o risco de “calote”.
Cuidado na hora de aceitar cheques pré-datados como forma de pagamento! Pois, o cheque foi originalmente pensado para ser uma forma de pagamento à vista, e ao aceitar um cheque pré-datado você assume duas condições que não são vantajosas para o seu negócio: venda a prazo sem juros e possibilidade de inadimplência.
Paguei em duplicidade: E agora?
Calma, isso é bem mais comum do que você imagina. O ideal a se fazer quando isso ocorre é entrar em contato com o fornecedor que recebeu em duplicidade e explicar a situação para reaver o valor pago a mais.
Essa devolução pode ser tanto em dinheiro/transferência quanto em crédito para compras futuras, depende apenas do acordo entre as partes.
Renegociações
Imagine que a sua empresa não conseguiu cumprir as obrigações financeiras com algum fornecedor ou algum empréstimo feito com o banco. E agora? Aí que entra a renegociação.
Antes de sentar com o banco ou seu fornecedor para renegociar sua dívida, levante a sua atual condição financeira. Afinal, de que adianta você aceitar uma nova proposta que não conseguirá pagar? Tenha todos os números na mão!
Não esqueça que seu fornecedor é parte imprescindível para o sucesso do seu negócio, então não deixe de renegociar o mais rápido possível quando essa situação ocorrer.
Você pode tentar negociar mais prazos para pagamento, reduzir os juros cobrados por atraso e algumas multas.
Já no processo sistêmico dessa renegociação cuide para que não duplique as informações. Por exemplo, você lança as parcelas de renegociação na sua planilha de contas a pagar mas não baixa a parcela que foi renegociada. Ou seja, você ficou com uma pendência inexistente em aberto. Isso confundirá as análises financeiras.
Adiantamento a fornecedores
O adiantamento a fornecedor é um recurso utilizado quando eu tenho que pagar uma pendência e não tenho o documento de cobrança no momento.
Vamos imaginar uma situação:
Por algum motivo você entra em acordo com o seu fornecedor, que você irá pagar adiantado as compras dos 3 meses posteriores. Assim, você deposita o valor total para ele, mas ainda não tem um boleto para justificar esse valor. Então você lança um adiantamento a fornecedor. Essa pendência será baixada quando chegar a mercadoria que você adquiriu.
Recebendo valores
Agora vem a parte boa de receber $_$ Mas fique de olho, pois há precauções e cuidados para não acabar sendo prejudicado no seu negócio.
Organizando o contas a receber
Muita atenção na hora de tratar as contas a receber, principalmente quando tratamos de convênios e/ou crediários. Para evitar calotes sempre mantenha um cadastro atualizado do seu conveniado e sempre fique de olho nos prazos praticados com esses clientes, evitando prazos maiores que os de compra com o fornecedor.
Ter uma pessoa responsável para fazer as cobranças desses conveniados caso haja atraso também é imprescindível.
Outro ponto importante é se atentar às taxas de cartões de crédito e débito da sua empresa. Vamos imaginar, por exemplo, que você contratou uma operador de cartão de crédito que ofereceu 3% como taxa.
Você faz as vendas do seu estabelecimento no total de R$ 10.000,00 e conta com esse dinheiro no mês seguinte para pagamento de fornecedores e salário. Porém, esqueceu de considerar a taxa acordada com a operadora, recebendo somente R$ 9.700 do banco. Ou seja, você teve um “furo” no seu planejamento que pode afetar seu fluxo de caixa no futuro.
Recebimentos de cartões
Falando mais sobre os cartões, podemos separar em três frentes que participam da operação de venda: você, a operadora do cartão e o banco.
O fluxo do processo é bem simples, mas requer bastante atenção, principalmente com as taxas conforme falamos antes. Então sempre, ao conferir na sua conta, se o valor recebido referente às vendas de cartão batem com as esperadas.
Caso os valores não sejam os esperados, entre em contato com a operadora de cartão e confira no extrato das vendas qual a taxa utilizada para desconto.
Recebimento de cheques
Apesar de ser incomum hoje em dia o pagamento de produtos utilizando cheque, ainda sim é importante tomar alguns cuidados para não ser prejudicado por conta de detalhes.
Por exemplo, preste muita atenção no preenchimento do cheque na hora do pagamento, afinal pequenas rasuras podem impossibilitar o recebimento ou gerar obrigações.
E o mais importante: não esqueça de anotar o contato do titular no verso do cheque! Isso é relevante caso o cheque não seja compensado por falta de fundos, ficando mais fácil de cobrar depois.
Análise para concessão de crédito a clientes
O objetivo de fazer uma análise de crédito para seus clientes é definir qual a probabilidade daquela pessoa não pague os débitos que ela pretende assumir.
Geralmente o setor financeiro é o responsável por fazer essa análise para conceder o crédito aos clientes. Porém, em empresas menores é necessário a atenção do próprio dono ou alguém de confiança.
Para fazer esse levantamento é ideal utilizar uma ferramenta de apoio para consulta de scores e se há dívidas passadas com algum problema. Além disso, dados básicos também são necessários, como média salarial por exemplo.
Outro ponto interessante de considerar são os 5 Cs do crédito. Que significam:
- Caráter: significa avaliar o histórico de crédito do seu cliente.
- Condições: referente à condição financeira atual do cliente e também qual será a finalidade da compra.
- Capacidade: Avaliar se há outras obrigações contratadas e qual a situação atual delas e entender se há capacidade de adquirir novos créditos.
- Caixa: Não se aplica tanto à clientes pessoa física, pois é referente à perspectiva da geração de fluxo de caixa das empresas.
- Colateral: Relacionado à garantia em contrapartida ao crédito adquirido (bens em sua maioria), não sendo muito aplicável ao varejo. Porém, em alguns casos para pessoas físicas é possível utilizar um avalista como garantia.
Rotina de cobrança
É bem importante que a cobrança dos conveniados seja feita periodicamente. Ou seja, ter um controle diário ou semanal das dívidas ativas dos clientes.
Dessa forma fica bem mais “simples” de controlar quem está devendo e qual o valor, além de minimizar os riscos de inadimplência na sua empresa.
Tenha o controle dessas cobranças, para evitar cobranças indevidas ou esquecer de cobrar alguma dívida. Para fazer isso você pode colocar ocorrências nas pendências, informando quando foi ligado e qual foi a resposta do cliente.
Caso efetue a cobrança e não tenha retorno, o último recurso é o protesto deste cliente inadimplente.
Ferramentas de controle
Você já entendeu como funciona cada pedaço desse quebra-cabeça chamado contas a pagar e receber, agora vamos dar uma olhada nas ferramentas que estão disponíveis para você controlar essas áreas importantes para a saúde financeira da sua empresa.
Fluxo de caixa
Como você já deve saber o processo de contas a pagar e receber fazem parte do fluxo de caixa. Ou seja, é muito importante que você tenha dinheiro em caixa para cumprir com suas obrigações no dia em que elas vencem.
Conciliação bancária
Basicamente a conciliação bancária é o confronto de informações entre o extrato do banco com os saldos de caixa da sua empresa, é o famoso “cara-crachá”. A partir desta informação e dos extratos é possível identificar todas as entradas e saídas do caixa da empresa.
Esse processo serve como validação de todo o processo financeiro, além de funcionar como prevenção de fraudes uma vez que é possível visualizar toda a movimentação financeira da empresa.
“Bem legal…. Mas como eu faço?” Talvez essa pergunta tenha passado pela sua cabeça enquanto lia sobre conciliação. E na verdade é muito simples, vou te explicar.
Você vai precisar de duas fontes de informações: o extrato do banco utilizado pela sua empresa e o relatório do sistema com as entradas e saídas financeiras.
O objetivo final da conciliação bancária é controlar as movimentações de caixa, prevenir fraudes e identificar problemas no seu caixa rapidamente.
