Muitas empresas não se beneficiam de seu sistema de gestão de qualidade ISO 9001 (SGQ). Alguns até acham nada além de trabalho burocrático. Mostraremos o que pode ser feito para melhorar um SGQ de baixo desempenho e transformá-lo em um sistema ISO que beneficie as operações e aumente a lucratividade.
O QUE DEU ERRADO?
Nove em cada dez sistemas de gestão de qualidade com baixo desempenho foram configurados inadequadamente desde o início (os restantes deixaram a bola cair ao longo do caminho por vários motivos).
A configuração incorreta do SGQ geralmente decorre da pressão do cliente ou de um foco muito forte em obter a certificação para fins de marketing; melhorias operacionais não são consideradas. O método de implementação é escolhido com base no preço ou na conveniência, sem perceber que um sistema mal implementado pode resultar em ineficiências dispendiosas e perdas de produtividade.
Não importa se um consultor montou o sistema ISO 9001 isoladamente ou se a empresa usou um kit de documentação DIY barato, os resultados típicos são procedimentos inadequados que adicionam burocracia e prejudicam a eficiência.
REAVALIAÇÃO
Se sua empresa se vê confrontada com a escolha de seguir procedimentos ineficientes ou falsificar registros para passar na próxima auditoria agendada, então é hora de reavaliar e melhorar seu sistema ISO.
O padrão ISO 9001 foi desenvolvido pela International Organization for Standardization como uma ferramenta para ajudar as empresas a melhorar suas operações, executar com mais eficiência com menos refugo ou retrabalho, aumentar a satisfação do cliente, resultando em aumento de vendas e lucratividade. A certificação e os benefícios de marketing associados devem ser considerados bônus importantes, mas secundários.
O QUE PODE SER FEITO?
Várias coisas podem ser feitas para melhorar seu sistema de gestão da qualidade.
1. Defina Melhores Objetivos
Definir a certificação como o objetivo principal – ou único – ao implementar a ISO 9001 é geralmente a razão pela qual os sistemas de gestão da qualidade falham posteriormente. Você simplesmente não obterá um SGQ eficaz a menos que tenha como objetivo.
O primeiro passo no caminho para melhorar seu SGQ é que a administração estabeleça os objetivos certos. Considere questões como satisfação de clientes e funcionários, eficiência do processo, refugo e retrabalho e processos de tomada de decisão. Com o que seus clientes, funcionários e gerentes têm problemas ou queixas?
Agora faça da melhoria de cada uma dessas questões um objetivo principal do seu SGQ.
2. Exerça Liderança
A ISO 9001 deve ser usada pela administração como uma ferramenta nas operações diárias. Uma vez que os gerentes (e executivos seniores, em particular) entendam tanto o padrão quanto os benefícios que ele pode trazer, é importante que demonstrem seu apoio e utilizem ativamente o SGQ.
Os executivos podem obter uma visão geral sólida do padrão e aprender seu papel no sistema de gestão da qualidade por meio de nosso conciso curso on-line .
3. Engaje Todos os Funcionários
Para ter sucesso e ser sustentável, seu sistema ISO precisa do apoio de todos os funcionários. Todos devem se envolver, assumir a responsabilidade e contribuir com os aspectos que são relevantes para o seu trabalho.
Embora seja essencial que os funcionários entendam o que é a ISO 9001 e como ela pode beneficiá-los, é difícil demonstrar o lado positivo da ISO depois que a insatisfação, a negatividade e a dúvida se instalam . ao redor e gerar adesão dos funcionários.
4. Corrija a Documentação
A documentação está no centro do seu SGQ. Os procedimentos descrevem como os processos de trabalho devem ser conduzidos, e formulários e listas de verificação não apenas simplificam a coleta de dados necessários, mas também dão suporte a certos processos. Ou seja, a eficácia de seus processos operacionais é diretamente impactada pela qualidade de sua documentação e sua adequação às necessidades de sua empresa.
Dê uma olhada em seus documentos e avalie se eles são fáceis de usar, descreva processos eficientes que se adequam às operações da sua empresa e basicamente fazem sentido. Se você achar sua documentação inadequada ou incompleta, considere preencher as lacunas com nossos modelos que podem ser facilmente adaptados à situação da sua empresa.
Melhoria Abrangente
Se você se encontra em uma situação que exige uma melhoria radical do seu SGQ, recomendamos que você siga todas as dicas acima. Simplesmente melhorar sua documentação sem envolver todos os funcionários, sem obter suporte total de gerenciamento ou sem definir os objetivos corretos, não resultará em um sistema ISO realmente eficiente.
Então, novamente, para melhorar seu SGQ você precisa seguir cada uma das nossas quatro dicas.
Se todos esses problemas forem cuidadosamente gerenciados e resolvidos em conjunto, o SGQ da sua empresa deverá melhorar drasticamente e você estará no caminho certo para colher os frutos pelos quais a ISO 9001 é reconhecida.
